SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Definisi SIM, Sistem
Informasi Manajemen Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat
penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan
bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang
mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil
keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami
kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem
informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.Masalah
utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang
tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep
dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem
informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau
metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam
mendesain sistem baru.Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang
harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus
disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan
hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat
pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu.Komputer
bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem
informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar
sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan
kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi
pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari
sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan
keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan
taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak
terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan
kebijakan oleh tingkat manajemen.
Definisi sistem informasi
manajemen, istilah yang
umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted)
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman,
model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base.
Konsep Dasar
Informasi
Terdapat
beberapa definisi, antara lain :
1. Data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.
2. Sesuatu yang
nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang
suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa
nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya
sebuah investasi akan dilakukan.
3. Data
organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill
company goals (the choice is called business decision making)
Fungsi /
Manfaat Sistem Informasi Manajemen
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui
kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe
keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka
terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah
supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan yang strategis.
Sehingga SIM
adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun
informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Beberapa
manfaat ataufungsi sistem informasi
antara lain adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin
tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis.
3.
Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4.
Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem
informasi.
5. Menetapkan
investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6.
Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem
informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki
produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi
menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi
biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan
mereka.
9. Bank
menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai
laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
2.PENGERTIAN
MANAJEMEN
Masalahdefinisi dari manajemen memang merupakan
masalah yang sulit. Dan sampai sekarang tidak ada persetujuan universal tentang
definisi manajemen. Manajemen selalu berhubungan dengan sebuah organisasi.
Yaitu sekumpulan orang yang bekerjasama disetiap bidangnya untuk mencapai satu
tujuan. Sehingga bisa dibuatkan sebuah urut-urutan untuk mengartikan arti dari
manajemen.
Menurut T. Hani
Handoko mendefinisikan:
Manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan.
(1997:8).
Menurut George
R. Terry mendefinisikan:
Manajemen
adalah merupakan proses yang terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian,
menggerakan dan pengawasan, yang di lakukan untuk menentukan serta mencapai
sasaran yang telah di tetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta
sumber-sumber yang lain. (1986:4)
Menurut M.
Manullang mendefinisikan:
Manajemen
adalah seni ilmu pengetahuan, pengorganisasian, penyusunan, pengolahan, dan
pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan (2002:5).
Menurut Nanang
Fattah mendefiniskan:
Manajemen
adalah sebagai proses merencana, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan
upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara
efektif dan efisien. (2000:1).
Menurut Ngalin
Purwanto mendefinisikan:
Manajemen
merupakan proses kegiatan yang mempunyai tujuan tertentu dan pelaksanaannya
perlu adanya pengawasan dan pengarahan yang baik. (1993:6).
Dari definisi
diatas penulis simpulkan bahwa Manajemen adalah proses yang berupa
tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan
serta pemanfaatan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.
3.PENGERTIAN MANAJER
Secara umum manajer berarti setiap orang yang
mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi
lainnya. Seperi halnya manajemen dapat diketemukan disemua organisasi, manajer
juga ada disetiap organisasi.
Seperti yang
telah dibahas pada fungsi manajemen dipoint atas, menurut T. Hani Handoko
(1997:17), manajer memilikilevel atau tingkatan dalam sebuah organisasi,
yaituTop Management(manajer puncak)Middle Management (manajer
menengah) danLower Management (manajer lini).
1.Manajer lini
(lower management)
Tingkatan
paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga
operasional.
Dalam
perusahaan manajer ini biasa disebut :
Kepala atau
Pimpinan (leader), mandor (foreman), dan penyelia (supervisors).
2.Manajer
menengah (middle management)
Manajer
menengah ini membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lini
lainnya dan kadang-kadang juga membawahi karyawan operasional. Dalam perusahaan
manajer ini biasa disebut :
Manajer
Departemen atau Kepala Pengawas (Superintendent).
3.Manajer
puncak (top management)
Manajer puncak
bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi.
Dalam
perusahaan manajer ini biasa disebut :
Direktur,
Presiden, Kepala Divisi, dan lain sebagainya.
FungsidalamOrganisasi
·
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur
organisasi fungsional terdiri dari Bagian Pemasaran, Bagian Produksi,
Bagian
Personalia dan Bagian Pembelanjaan serta Bagian Umum. Pada struktur
organisasi
fungsional apabila ada seseorang yang diserahi tugas untuk mengelola
suatu proyek
biasanya orang tersebut sudah terlanjur setia pada bagian mana dia
dahulu bekerja.
Oleh karena itu seyogyanya offing tersebut tidak memanfaatkan
menarik seluruh
orang-orang dari bagiannya dahulu, tetapi sebaiknya juga menarik
orang-orang
pada bagian lain yang mampu sehingga pengalaman dan pengetahuan
dapat dinikmati
bersama.
·
Struktur Organisasi Proyek
Pada hakekatnya
struktur organisasi proyek bermula dari organisasi
fungsional.
Pengelola proyek dari suatu bagian meminta agar orangorang
yang bekerja
pada proyek benarbenar pindah untuk bekerja sepenuhnya
dibawah
kekuasaannya. Semakin banyak proyek maka semakin banyak pula duplikasi fungsi.
Selain
itu para
karyawan akan ragu di mana dia akan ditempatkan bila pelaksanaan proyek
sudah selesai.
Sebaliknya manajer bagian mungkin akan khawatir bila personilnya
ditarik ke
proyek-proyek. Pemanfaatan personil-personil yang fungsional akan
menjadi tidak
efektif dan efisien. Oleh karena itu diciptakanlah apa yang disebut
struktur
organisasi matriks.
·
Struktur Organisasi Matriks
Organisasi
matriks biasanya diciptakan berdasarkan kebaikan-kebaikan
organisasi
fungsional dan organisasi proyek. Para ahli/staf dihimpun berdasarkan
fungsinya untuk
mengerjakan proyek tertentu. Dalam hal ini dibentuk bagian
manajemen
proyek secara tersendiri.
Masing-masing
bagian secara struktural tidak boleh mempunyai proyek.
Walaupun
demikian berbagai proyek masih dapat dilakukan oleh perusahaan akan
berada di bawah
pengawasan manajemen proyek.
Kesulitannya
disini ialah bahwa organisasi matriks biasanya hanya dapat
dilakukan oleh
perusahaan besar dan bila sistemnya tak lancar dapat menimbulkan
pertentangan
dan kesenjangan antara bagian fungsional dan bagian manajemen
proyek.
·
Organisasi Usaha
Jenis
organisasi ini biasanya dipakai pada perusahan-perusahan besar dimana
sering muncul
proyek penelitian dan pengembangan produk. Pada kelanjutannya
akan dibentuk
organisasi fungsional di dalam perusahaan tersebut dengan maksud
agar kegiatan
dapat mandiri dan luwes dengan sumber daya manusia serta dana
tersendiri.
Dalam hal ini, kerjasama antara teknisi, peneliti dan para ahli pemasaran
perlu dibina
terutama pada saat permulaan pengembangan produk.
·
Organisasi Tim Kerja
Bentuk
organisasi ini biasanya dimanfaatkan untuk menanggulangi proyekproyek yang
muncul secara tiba-tiba atau belum direncanakan dan sifatnya ad hoc
(sementara).
Para anggota organisasi ini biasanya merupakan personil-personil
senior dan
tidak dibebaskan dari pekerjaan rutinnya. Namun dengan bekal
pengalaman yang
ada, biasanya mereka lebih mampu dan tenang dalam
menanggulangi
persoalan yang timbul secara mendadak.
Barrie dan
Paulson (1984) membagi struktur organisasi atas empat
kelompok, yang
mencakup struktur organisasi dengan pendekatan tradisional,
struktur
organisasi pemilik- pembangun, struktur organisasi putar kunci, dan
struktur
organisasi manajemen konstruksi profesional.
1. Struktur Organisasi Pendekatan
Tradisional
Dalam struktur
organisasi ini pihak pemilik (owner) mempekerjakan seorang
pendesain
(arsitekturl designer) yang bertugas dalam mempersiapkan rencana dan
spesifikasi
proyek, kemudian melakukan inspeksi sampai tingkat tertentu yaitu
memonitor
informasi dan mengawasi perkembangan pelaksanaan konstruksi.
Pembangunan
konstruksi merupakan tanggungjawab kontraktor utama tunggal
kepada pemilik
melalui suatu perjanjian. Banyak pekerjaan pada kenyataannya
boleh
dikerjakan oleh kontraktor khusus individu di bawah perjanjian subkontrak
dengan
kontraktor utama. Biasanya perusahaan tersebut dinamakan Subkontraktor.
subkontraktor
pada umumnya mengajukan penawaran pekerjaan untuk
sebagian saja
dari rencana pemilik, namun hubungan kontak formalnya adalah
langsung dengan
kontraktor utama dan selanjutnya kontraktor utama
bertanggung
jawab kepada pemilik mengenai semua pekerjaan, termasuk juga
pekerjaan-pekerjaan
yang disubkontrakkan.
2. Struktur Organisasi
Pemilik-Pembangun (The Owner-Builder)
Secara historis
banyak sekali kota-kota atau negara-negara terutama pada
bagian/dinas pekerjaan
umum, badan pemerintah pusat, dan perusahaanperusahaan swasta telah
melaksanakan pekerjaan dengan kemampuan sendiri, baik
mengenai
pembuatan desain maupun mengenai pelaksanaan konstruksinya.
Pendekatan ini
sering disebut sebagai ‘force account’ (Perhitungan
berdasarkan
kemampuan sendiri).
Para pemilik
yang lain atau perwakilannya seperti biro reklamasi, dinas
bangunan publik
dan badan pelayanan umum (general services administration)
walaupun banyak
mempertahankan pertanggungjawaban manajemen dan desain
konseptualnya,
tetapi mereka telah memanfaatkan jasa-jasa konsultan untuk semua
atau sebagian
dari desain detailnya serta menyerahkan kepada kontraktor untuk
mempekerjakan
dan mengawasi tenaga kerjanya. Untuk
3. Struktur Organisasi Perancang-Pembangun
atau Perancang-Pengelola
(Putar Kunci)
Beberapa ahli
membedakan pengertian antara perancang-pembangun
(perancang-pengelola)
dan putar kunci. Namun pada prakteknya kedua hal tersebut
sering saling
tertukar. Dalam metode ini keseluruhan manajemen proyek yang
meliputi konsep
perencanaan, perancangan, pelaksanaan konstruksi serta
penyelesaian
proyek biasanya ditangani oleh satu perusahaan.
Berdasarkan
pengertian perancang-pembangun, pihak pembangun tidak
bertindak
sebagai kontraktor utama. Pihak pembangun tidak mengendalikan
pekerjaan dalam
satu tangan terhadap semua kontraktor. Ada suatu bentuk kontrak
khusus yang
dinegosiasikan antara perancang-pembangun bersama dengan pemilik
dalam mengelola
proyek. Sedangkan menurut pengertian perancang-pengelola, pelaksanaan
konstruksi dikerjakan oleh sejumlah kontraktor bebas menurut rata cara yang
sesuai dengan
konsep
manajemen konstruksi profesional. Perancangan Pembangunan
Perancangan
Pengelola
Dengan
menggunakan sistem perancang-pembangun atau perancangpengelola, pelaksanaan
konstruksi dapat dilaksanakan dengan segera melalui
program
konstruksi bertahap yang bertujuan untuk mempersingkat waktu
pelaksanaan
proyek. Cara untuk menyelesaikan proyek seperti ini telah dipakai pada
sebagian besar dari
proyek-proyek industri berat yang berorientasi pada proses,
library
6sebagaimana yang telah dibangun di negara Amerika Serikat pada beberapa
dasawarsa
terakhir ini.
4. Manajemen Konstruksi Profesional
Manajemen
konstruksi profesional membentuk satu tim atas tiga kelompok
utama yaitu
pemilik, perancang, dan manajer konstruksi dalam suatu hubungan
yang tidak
saling bertentangan dan hal ini membuka kesempatan bagi pemilik untuk
berperan secara
penuh dalam proses pelaksanaan konstruksi.
Struktur
organisasi manajemen konstruksi profesional dibagi atas dua jenis
pendekatan.
Pendekatan yang pertama yaitu melalui penggunaan suatu perusahaan
konsultan
sebagai pengawas pekerjaan para kontraktor, sedangkan pendekatan
yang ke dua
yaitu menggunakan jasa kontraktor utama sebagai pengawas dari
seluruh
pekerjaan yang disubkontrakkan.
Dari segi waktu
penyelesaian proyek, kualitas pekerjaan dan dari segi
pengawasan
keuangan proyek maka penggunaan struktur organisasi manajemen
konstruksi
profesional melalui pendekatan pertama akan lebih kompetitif bila
dibandingkan
terhadap penggunaan struktur organisasi pendekatan ke dua. Hal ini
disebabkan
karena adanya pembedaan yang jelas antara tugas dan wewenang pada
masing-masing
unsur.
DAFTAR PUSTAKA
Angus, RB
[et.al] 1997, Planning-performing and controlling projects, 2nd edition,
Prentice Hall
Inc., New Jersey.
Barrie,
D.S.[and] Paul son, RC. 1984. Professional Construction Management, 2nd
edition, McGraw
Hill Inc. New York.
Degoff, RA
[dan] Friedman, H.A. 1985, Comstruction Management, John Wiley &
Sons, New York.
Ivancevich,
J.M., Matteson, M.T., 1987, Organizational Rehavior and Management,
Business
Publications Inc., Texas
Thomson, CB.,
1981. Developing-Marketing and Delivering Construction
Management
Services, McGraw Hill Inc. New York
Soekanto
Reksohadiprodjo, 1983, Manajemen Proyek, BPFE, Yogyakarta
repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/1385/1/sipil-aswin2.pdf